Sie suchen ein interessantes Aufgabengebiet in einem modernen Dienstleistungsunternehmen? Die Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein mit ihren 24.000 Mitgliedern stellt die ambulante medizinische und psychotherapeutische Versorgung von 9,5 Millionen Menschen in Nordrhein sicher.

Für für unser Justitiariat suchen wir Sie als

Teamleitung Teamsekretariat (m/w/d)

Standort: Düsseldorf, Vergütung: Entgeltgruppe 11 TV-L

Das erwartet Sie:

  • Fachliches sowie disziplinarisches Leiten und Koordinieren des Teamsekretariats als zentrale Serviceeinheit des Justitiariats
  • Teamorganisation: Planen und Steuern von Kapazitäten, Verteilen von Aufgaben und Schaffen von Vertretungsregelungen sowie reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft sicherstellen
  • Unterstützen bei der Einarbeitung neuer Teammitglieder sowie Fördern einer serviceorientierten, verbindlichen Zusammenarbeit
  • Organisieren und Koordinieren von Terminen, Besprechungen und Fristen
  • Unterlagen, Vorlagen und Korrespondenz (intern/extern) nach Vorgaben erstellen und aufbereiten
  • Sicherstellen eines strukturierten Dokumenten- und Aktenmanagements (digital/analog) inkl. Ablage- und Wiedervorlagesystemen
  • Strategie- und Digitalisierungsunterstützung: Mitwirken bei der Weiterentwicklung und Automatisierung sekretariatsinterner Arbeitsprozesse (z. B. digitale Workflows, Vorlagenmanagement, Ablagestrukturen)
  • Unterstützen bei Digitalisierungsvorhaben der Abteilungen mit Bezug zur Assistenz- und Koordinationstätigkeit
  • Pflegen und Weiterentwickeln von Organisations- und Informationsstrukturen (z. B. Verteiler, Vorlagen, Wissensablage) zur Entlastung der juristischen Teams

Das bringen Sie mit:

  • Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r) oder eine vergleichbare Qualifikation
  • Mehrjährige Berufserfahrung in einer Teamassistenz, im Sekretariat oder Office-Management – idealerweise in Verwaltung, Gesundheitswesen oder einem juristisch geprägten Umfeld
  • Erfahrung in der Koordination von Aufgaben/Workflows; erste Führungserfahrung oder ein erkennbarer Wille und Eignung, Verantwortung zu übernehmen
  • Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insb. Outlook, Word, Excel, PowerPoint) sowie Affinität zu digitalen Tools, Dokumentenmanagement und strukturiertem Arbeiten
  • Ausgeprägtes Organisationsvermögen sowie Freude daran, in einem dynamischen Umfeld zu gestalten und Verantwortung zu tragen
  • Diskretion, Zuverlässigkeit und Kommunikationsstärke
  • Hohe Eigeninitiative und Durchsetzungsvermögen verbunden mit einem wertschätzenden, verbindlichen Umgang mit Menschen runden Ihr Profil ab

Das können wir Ihnen bieten:

Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Bewerben Sie sich bitte bis zum 31.07.2026.

Wir sind ein moderner Arbeitgeber, der jedem eine faire Chance zur beruflichen Entwicklung gibt. Daher möchten wir alle Menschen, insbesondere Eltern, Menschen der LGBTQIA+-Community, aller Geschlechter und Nationalitäten sowie ethnischer Herkunft, Religionen oder Weltanschauungen, die im Einklang mit der freiheitlich-demokratischen Grundordnung stehen, Menschen mit (chronischen) Erkrankungen oder Behinderungen sowie Menschen aller Alters- und Erfahrungsstufen motivieren, sich gemeinsam mit uns für die Zukunft der Gesundheit zu engagieren.

Dabei fördern wir auch die berufliche Entwicklung von Frauen und werden daher entsprechende Bewerbungen nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigen. Unsere Stellen können grundsätzlich in Teilzeit besetzt werden.

Um der Gleichstellung von schwerbehinderten und nicht schwerbehinderten Menschen gerecht zu werden, begrüßen wir ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit Behinderung. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen und ihnen gleichgestellten behinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt, soweit nicht gesetzliche Regelungen entgegenstehen. 

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

 Ihre Bewerbung wird selbstverständlich vertraulich behandelt.

Kontakt:

Nora Hamdaoui 
Tel.: +49 211 5970 8581

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